POLÍTICA PROTECCIÓN DATOS PERSONALES • ODC-POL-008• VERSIÓN 2

Oleoducto de Colombia S.A. tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, Oleoducto de Colombia S.A. hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales.

• Empresa responsable: Oleoducto de Colombia S.A.
• Domicilio: Calle 113 No 7 – 80 , Piso 13 Bogotá Colombia
• Correo electrónico: peticionesyreclamos@oleoductodecolombia.com
• Página web: www.oleoductodecolombia.com Teléfono: +57(601)234 3900 ext. 18735

Tratamiento y finalidad de los datos

Oleoducto de Colombia S.A. reconoce que sus Clientes, empleados, Proveedores actuales y futuros, y terceros en general, tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía. En virtud de la relación laboral, comercial, contractual o de cualquier índole que pueda tener con dichos terceros, Oleoducto de Colombia recolecta, almacena, usa y transmite Datos Personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. La información o datos personales es utilizada principalmente para:

Clientes y Proveedores:

a) Cumplir con las normas y procedimientos sobre conocimiento de Clientes y Proveedores

b) Establecer, mantener, gestionar y profundizar la relación laboral, contractual o comercial

c) Evaluar riesgos

d) Consulta, análisis, suministro y reporte de información relacionada con historial comercial, crediticio y financiero, a las centrales de información o centrales de riesgo, incluyendo reportes tanto positivos como negativos

e) Determinar nivel de endeudamiento o cupos de crédito

f) Por razones de seguridad

g) Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo

h) Prestación de servicios

i) Envío y recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente

j) Registro de la información en las bases de datos de la Compañía

k) Contacto para el envío de información relacionada con la relación laboral, contractual o comercial que tenga lugar

l) Recolección de información para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable Datos Personales, le corresponden a la Compañía.

m) Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación comercial entre el Titular y la Compañía.

Candidatos y Empleados:

a) La información de los candidatos, incluida la información contenida en la hoja de vida, se utiliza con el fin de corroborar datos y evaluar candidatos a ser empleados de Oleoducto de Colombia S.A.

b) Evaluar solicitudes de empleo

c) Administrar todos los aspectos de la relación laboral con el empleado y hacerlos partícipes de las actividades que desarrolle la Compañía, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables, capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos, y otros procesos administrativos generales y relacionados con recursos humanos

d) Establecer y ejecutar planes de desarrollo de personal y sucesión

e) Mantener registros de enfermedades para adelantar programas de salud laboral

f) Proteger la seguridad de los Clientes, el personal y la propiedad de Oleoducto de Colombia S.A. (lo cual incluye el control y la simplificación del acceso, y el monitoreo de la actividad en instalaciones protegidas y la actividad en el uso de computadoras, comunicaciones, dispositivos móviles y otros recursos de Oleoducto de Colombia S.A.)

g) Investigar y responder reclamos contra Oleoducto de Colombia S.A., sus empleados, Clientes o Proveedores, según aplique

h) Conducir encuestas de opinión de los empleados y administrar programas de reconocimiento de los empleados

i) Administrar el cese de la relación laboral, y proporcionar y mantener referencias

j) Mantener datos de los contactos de emergencia y beneficiarios

k) Cumplir con las leyes vigentes (por ejemplo, respecto de la seguridad y salud en el trabajo, así como laborales y de seguridad social), así como políticas, manuales y demás reglamentos internos; todo lo cual incluye, sin limitarse a ello, dar cumplimiento a investigaciones, auditorías o procedimientos internos o iniciados por terceros, órdenes judiciales o administrativas que involucren o afecten empleados

l) Gestionar y coordinar el transporte hacia las estaciones e instalaciones de la compañía o de terceros, cuando a ello haya lugar

m) Todas las demás actividades que se consideren necesarias o conexas con el desarrollo de las relaciones laborales de la Compañía

Comunidad, sociedad y relacionamiento institucional:

Relacionamiento, comunicación, cumplimiento de obligaciones legales, desarrollo de proyectos o inversión social o ambiental, campañas de difusión o formación, gestión inmobiliaria, defensa jurídica, seguridad física, caracterización socioeconómica, estadísticas, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades de cualquier índole en las cuales se relacionan o vinculan la comunidad y la sociedad civil en general con la Compañía

Otras consideraciones

Los actos de los empleados de Oleoducto de Colombia S.A. deben siempre favorecer la protección de los Datos Personales que les sean entregados, sean de otros empleados de la Compañía, sus Clientes, Proveedores o en general cualquier tercero, y limitar el uso que haga de los mismos a las finalidades establecidas anteriormente.

El Tratamiento de Datos Personales de Titulares con vinculación laboral actual o eventual, se requiere previo al inicio de la relación laboral, mientras son candidatos y se adelante el proceso de selección, así como durante el vínculo laboral si éste se constituye y después de su terminación.

En general los Datos Personales podrán ser utilizados para efectos de registro, actualización, consolidación, acreditación, formalización, trámites, cumplimiento de obligaciones y demás finalidades o actuaciones que sean determinadas en las leyes aplicables.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales

b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a Oleoducto de Colombia

c) Ser informado por Oleoducto de Colombia, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentaciones, una vez haya agotado el trámite de consulta o Reclamo ante Oleoducto de Colombia

e) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento efectuado por Oleoducto de Colombia no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales

f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Período de vigencia de las bases de datos

Los Datos Personales bajo el control de Oleoducto de Colombia S.A. serán conservados durante el tiempo requerido según la finalidad del Tratamiento y/o por el término que sea requerido para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual. Oleoducto de Colombia S.A. ha adoptado medidas para la eliminación oportuna y segura de sus Datos Personales.